Automatisering af udbudsprocessen: fra papir til AI

Automatisering af udbud i byggebranchen er ikke et spørgsmål om hvorvidt det kommer - men hvornår. De fleste danske entreprise- og håndværksvirksomheder håndterer stadig udbudsprocessen manuelt: modtag materiale, print, læs, marker, noter, regnark, kalkuler.

Det er en proces der fungerer - men den skalerer ikke. Og i en branche med stigende konkurrence og strammere deadlines er der virksomheder der allerede er begyndt at gøre det anderledes.

Den manuelle udbudsproces: et tidsbillede

En typisk udbudsgennemgang ser sådan ud:

1. Modtag udbudsmateriale (ofte 10–30 dokumenter, 50–300 sider)
2. Skim dokumenterne for at forstå omfanget (typisk 1–2 timer)
3. Læs den tekniske beskrivelse i detaljer (1–3 timer)
4. Lav mængdeudtræk fra beskrivelse og tegninger (1–3 timer)
5. Identificer risici, krav og frister (30–60 min)
6. Beslut om man vil byde (15–30 min)
7. Kalkulation og tilbudsskrivning (4–12 timer afhængig af omfang)

Af disse 7 trin er de første 5 primært informationsindsamling og strukturering. Det er her automatisering har størst effekt - ikke fordi maskinen er klogere end kalkulatøren, men fordi den er hurtigere til at læse og systematisere store mængder tekst.

Hvad kan automatiseres i dag?

Med nutidens AI-teknologi kan følgende automatiseres helt eller delvist:

• Dokumentklassificering - AI kan sortere 20 dokumenter i kategorier (beskrivelser, tegninger, kontrakt, tidsplan, bilag) på sekunder.
• Kravudtræk - myndighedskrav, tekniske specifikationer, kommercielle vilkår og miljøkrav kan udtrækkes og struktureres automatisk.
• Mængdeudtræk - arealer, antal, enheder og produkttyper kan identificeres med kildehenvisning til det konkrete dokument. Læs mere om automatisk mængdeudtræk med AI.
• Krydstjek - uoverensstemmelser mellem dokumenter kan fanges automatisk.
• Fristsamling - spørgefrist, besigtigelse, tilbudsfrist og afleveringer samles på én tidslinje.
• Spørgsmålsgenerering - baseret på identificerede huller og uklarheder foreslår systemet spørgsmål til rådgiver.

Hvad kan ikke automatiseres?

Ærligt: det meste af det der kræver faglig vurdering. AI kan fortælle dig at der er krav om asbest-screening i et projekt fra 1968. Den kan ikke vurdere hvad det betyder for din pris og din tidsplan.

Specifikt ligger disse opgaver stadig hos mennesker:

• Prissætning og kalkulation af de enkelte poster
• Vurdering af risici op mod virksomhedens kapacitet
• Strategisk beslutning om man vil byde - og til hvilken pris
• Forhandling og kontraktindgåelse
• Kvalitetssikring af det endelige tilbud

Det er vigtigt at være ærlig om denne grænse. AI er et værktøj der giver kalkulatøren et forspring - ikke en erstatning.

Hvor stor er tidsbesparelsen reelt?

Baseret på de projekter vi har set, reducerer automatisering af informationsindsamling og strukturering typisk den samlede udbudstid med op til 40–60 %. Det lyder meget, men husk at det primært er læse- og sorteringsarbejde der fjernes.

Den vigtigere gevinst er kvaliteten af det grundlag kalkulatøren arbejder ud fra. Færre oversete krav, færre uoverensstemmelser der opdages sent i processen, og dokumentation af beslutningsgrundlaget.

For virksomheder der byder på mange projekter kan det betyde forskellen mellem at nå at byde på 3 udbud og 5 udbud i samme tidsperiode - uden at ansætte flere.

Sådan kommer du i gang

Automatisering af udbudsprocessen behøver ikke at være et stort IT-projekt. Hos os starter det med at du uploader ét udbudsmateriale og ser resultatet.

Prøv den interaktive Udbuds AI-demo med et fiktivt udbudsmateriale og se selv hvad systemet finder. Eller book en gratis demo hvor vi kører dit eget materiale igennem.