Hvad koster ubesvarede opkald dig om måneden?

Hvad koster ubesvarede opkald dig om måneden? Sådan regner du det ud

Et ubesvaret opkald koster dig ikke 0 kr., selvom det kan føles sådan, når du står oppe på et tag eller ligger under en vask. Regnestykket handler om tre tal: hvor mange opkald du misser, hvor mange af dem der reelt var en ny opgave, og hvad opgaven typisk er værd for dig. Gang de tre tal sammen, og du har et konkret månedligt tab, du kan holde op imod, om det er værd at gøre noget ved.

Regnestykket, trin for trin

Lad os bygge det op, så du kan følge med og bytte tallene ud undervejs.

Trin 1: Hvor mange opkald misser du om måneden? Sæt dit eget tal ind her. Mange enkeltmandsfirmaer og små hold arbejder med håndværktøj, kører mellem opgaver eller står midt i noget, der ikke kan afbrydes - så telefonen ringer igennem til en telefonsvarer, som ingen tjekker før aften. Sig, at det typisk er dit tal her opkald om måneden, du reelt ikke når at tage.

Trin 2: Hvor mange af dem er en potentiel kunde og ikke en leverandør eller et forkert nummer? De fleste, der ringer til et håndværkerfirma, ringer, fordi de har en opgave. Sæt en typisk andel på fx 60-70% ind som dit skøn - dit tal her.

Trin 3: Hvad er en gennemsnitlig opgave værd for dig? Det varierer voldsomt fra fag til fag og fra kunde til kunde. Sæt din egen gennemsnitlige ordreværdi ind - dit tal her.

Trin 4: Hvor mange lander du, hvis du rent faktisk får ringet tilbage i tide? Ikke alle bliver til en opgave, selv hvis du når dem. Sæt din egen vindingsrate ind, fx 30-40% - dit tal her.

Et eksempel med konkrete tal

Sådan kan det se ud, hvis vi sætter typiske tal ind:

• 20 ubesvarede opkald om måneden
• 65% er potentielle kunder = ca. 13 reelle henvendelser
• Gennemsnitlig ordreværdi: 8.000 kr.
• Vindingsrate ved rettidig kontakt: 35%

Regnestykket bliver: 13 henvendelser × 35% vindingsrate = 4,55 opgaver, du potentielt taber, fordi de aldrig blev fanget. 4,55 × 8.000 kr. = 36.400 kr. i tabt omsætning pr. måned.

Det er ikke et tal, der gælder for alle - det er et eksempel, hvor du kan se, hvordan de fire tal spiller sammen. Byt dine egne tal ind, og du får dit eget svar. For nogen bliver det 5.000 kr. om måneden. For andre bliver det 60.000 kr.

Hvorfor opkaldet forsvinder, uden at du opdager det

Det, der gør regnestykket ekstra ubehageligt, er, at du sjældent hører om det tabte lead igen. Kunden ringer ikke to gange. Hun ringer videre til den næste på listen, og hvis han tager telefonen, får han opgaven. Du fravælger ikke kunden aktivt - du opdager den bare aldrig. Derfor føles ubesvarede opkald ikke som et problem i hverdagen, selvom regnestykket ovenfor viser noget andet.

Det er ikke fordi, du er dårlig til at tage telefonen. Det er fordi, faget kræver, at hænderne det meste af dagen er et andet sted end i lommen med mobilen.

Hvad tallet betyder i praksis

Hvis dit tal ligger over 15.000-20.000 kr. om måneden, er det værd at kigge på, hvad der reelt sker med de opkald, du ikke når. Nogle løsninger er billige og manuelle: en fast kollega eller partner, der tjekker telefonen på skift, eller en tekstbesked, der automatisk går ud til dem, der ringer forgæves, med et link til at booke en tid. Andre løsninger er mere systematiske - en AI-telefonpasning, der tager opkaldet, når du ikke kan, svarer på de mest almindelige spørgsmål og sender dig en besked med, hvem der ringede, og hvorfor.

Uanset løsning er første skridt at få øje på tabet. De fleste håndværkere har aldrig regnet på det, fordi de ikke ser det som en linje i regnskabet - det er jo bare opkald, der forsvinder. Men set over et helt år kan et tab på 30.000-40.000 kr. om måneden løbe op i et beløb, der svarer til flere ugers omsætning.

Sådan bruger du tallet fremadrettet

Når du har sat dine egne tal ind i regnestykket, har du et konkret beslutningsgrundlag. Er tabet lille, kan du roligt lade det ligge. Er det stort, giver det mening at se på, hvad det koster at fange de opkald, i forhold til hvad du taber ved at lade dem gå videre til konkurrenten. Du kan læse mere om, hvordan ubesvarede opkald konkret kan fanges op, i Ubesvarede opkald koster dig op til 500 kr. pr. stk, og få et bredere overblik over, hvor automatisering giver mest mening i dit firma, i Automatisering i håndværksfirmaet: hvad skal du sætte i gang først?.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange opkald misser en typisk håndværker om måneden?

Det varierer meget efter fag, og hvor mange der er i firmaet. Regnestykket i denne artikel er bygget, så du selv sætter dit eget tal ind, i stedet for at vi gætter på et gennemsnit for hele branchen.

Er det bedst at ringe tilbage samme dag?

Jo hurtigere du får fat i en potentiel kunde, jo større er chancen for, at hun ikke allerede har fundet en anden. Der findes ikke et fast tidsvindue, der passer alle fag, men generelt gælder det, at jo længere tid der går, jo lavere bliver vindingsraten.

Kan en telefonsvarer løse problemet?

En telefonsvarer fanger beskeden, men ikke kunden i øjeblikket. Mange ringer videre til den næste på listen, hvis de ikke får fat i et menneske - eller i det mindste et svar med det samme.

Hvad er forskellen på en AI-telefonpasning og en almindelig telefonsvarer?

En AI-telefonpasning kan tage opkaldet, svare på typiske spørgsmål og give kunden en oplevelse af at blive taget hånd om med det samme, i stedet for bare at lægge en besked, som du først hører senere.

Skal jeg regne alle ubesvarede opkald som tabt omsætning?

Nej. Nogle er forkerte numre, leverandører eller opkald, der alligevel ikke ville føre til en opgave. Derfor er trin 2 i regnestykket vigtigt - sæt en realistisk andel ind, ikke det fulde antal opkald.

Har du regnet dig frem til et tal, der gør ondt at se på? Se, hvordan Telefon-Svend kan fange opkaldene, du ellers misser, mens du er på pladsen. Denne artikel er skrevet med hjælp fra AI og kvalitetstjekket af Carl & Martin.