Regnskabsprogram til håndværkere: det skal du kigge efter

Regnskabsprogram til håndværkere: det skal du kigge efter

Et godt regnskabsprogram til en håndværkervirksomhed skal kunne mere end bogføre. Det skal håndtere fakturering, moms, løn og betalingsopfølgning, uden at du selv skal taste de samme oplysninger flere gange. Kig efter integration til dit tilbudssystem, automatisk rykkerprocedure og et abonnement, der matcher antallet af opgaver, du reelt har - ikke antallet af funktioner, du aldrig bruger.

De fleste håndværkere vælger regnskabsprogram efter, hvad deres revisor kender bedst. Det er ikke en dårlig start, men det er heller ikke hele historien. Programmet skal arbejde sammen med resten af din arbejdsdag, fra tilbuddet bliver sendt, til betalingen lander på kontoen. Her er, hvad der reelt gør en forskel.

Fakturering uden dobbeltarbejde

Det klassiske problem: du skriver et tilbud i ét system, vinder opgaven og skal så taste de samme linjer ind igen i regnskabsprogrammet for at lave en faktura. Det tager tid, og det er der, fejlene sniger sig ind - forkert antal, forkert pris, en post der falder ud.

Se efter, om regnskabsprogrammet kan importere data fra eller integrere med det system, du bruger til at skrive tilbud i. Nogle håndværkere bruger et separat tilbudsværktøj som Tilbudsgenerator til selve tilbuddet og lader regnskabsprogrammet tage over, når opgaven er vundet. Det virker fint, så længe der er en klar overgang, og du ikke skal taste tallene to gange. Er det ikke muligt, ender du med at bruge dyrebar tid på at skrive af fra ét skærmbillede til et andet.

Automatisk opfølgning på ubetalte fakturaer

En faktura, der ikke bliver betalt til tiden, kræver som regel en rykker. Problemet er, at rykkere ofte glemmer sig selv, når du er ude på en plads hele dagen. Se efter regnskabsprogrammer, der selv sender en påmindelse efter et fastsat antal dage, og som kan eskalere til en rykker med gebyr, hvis kunden stadig ikke betaler.

Det handler ikke kun om at spare tid, men også om likviditet. Penge, der står ude hos kunder i 60 dage i stedet for 14, er penge, du ikke har til løn, materialer eller næste opgave. Et program, der selv holder styr på forfaldsdatoer, betyder, at du ikke skal huske det midt i alt det andet.

Momsindberetning uden gæt

Moms er der, hvor mange små virksomheder taber tid og laver fejl. Et regnskabsprogram, der automatisk kategoriserer indtægter og udgifter korrekt til momsregnskabet, sparer dig for at sidde med kvitteringer og gætte, hvad der hører hvor. Se efter, om programmet kan sende direkte til Skattestyrelsen, eller om det i det mindste leverer et færdigt udkast, du eller din revisor kan godkende med få klik.

Det er også her, du skal være ærlig med dig selv om, hvor meget du selv vil bogføre, og hvor meget en revisor skal overtage. Et program, der er nemt for dig at bruge, men svært for revisoren at arbejde videre i, ender med at koste dig ekstra revisortimer hver måned.

Løn og medarbejdere, hvis du har dem

Har du ansatte, skal regnskabsprogrammet kunne håndtere løn, feriepenge og indberetning til eIndkomst, uden at du selv skal holde styr på reglerne. Er du enkeltmandsvirksomhed uden ansatte, er det en funktion, du kan se bort fra - og så skal du heller ikke betale for den. Mange programmer prissætter efter antal medarbejdere eller moduler, så det er værd at tjekke, om du betaler for funktioner, du aldrig kommer til at bruge.

Mobilapp, der faktisk virker i bilen

Du sidder sjældent ved en computer, når du skal sende en faktura eller tjekke, om en kunde har betalt. Se efter en app, der lader dig oprette og sende fakturaer fra telefonen, uploade et billede af en kvittering med det samme og se dit kontooverblik uden at logge ind på en fuld version. Mange programmer sælger en app, der i praksis kun kan vise tal - ikke oprette noget. Test det selv, før du binder dig til et årsabonnement.

Sådan tester du programmet, før du vælger

Bind dig ikke til et årsabonnement, før du har prøvet et fakturaforløb fra start til slut: opret en fiktiv kunde, lav en faktura, send den, og se, hvordan systemet håndterer opfølgningen, hvis den ikke bliver betalt. De fleste programmer har en gratis prøveperiode. Brug den til at teste, ikke bare til at kigge på menupunkter.

Spørg dig selv:

• Kan jeg importere data fra mit nuværende system, eller skal jeg starte fra nul?
• Hvor mange klik tager det at sende en faktura fra telefonen?
• Kan revisoren logge ind og arbejde direkte i systemet, eller skal han have data eksporteret?
• Hvad koster det, når jeg vokser fra 1 til 5 medarbejdere?

Et regnskabsprogram er en langsigtet beslutning. Skift er besværligt, fordi historikken skal flyttes med. Det er værd at bruge en eftermiddag på at teste ordentligt, før du binder dig.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilket regnskabsprogram er bedst til håndværkere?

Der findes ikke ét rigtigt svar - det afhænger af, om du er enkeltmandsvirksomhed eller har ansatte, og hvor meget du selv vil bogføre. Dinero og e-conomic er blandt de mest udbredte i branchen, men det vigtigste er, at programmet integrerer med din øvrige arbejdsgang.

Kan jeg skrive tilbud direkte i regnskabsprogrammet?

Ja, de fleste kan lave simple tilbud, men de er ofte begrænsede til enkle linjer og layout. Vil du have et tilbud, der bygges hurtigt med dine egne priser og en professionel opsætning, er et dedikeret tilbudsværktøj typisk et bedre valg, som du kobler til regnskabet, når opgaven er vundet.

Hvad koster et regnskabsprogram til en lille håndværkervirksomhed?

Priserne varierer meget efter antal brugere, moduler og om du har ansatte. Se altid på den samlede pris efter et år, inklusive eventuelle tillæg for løn eller ekstra brugere, ikke kun startprisen.

Skal jeg vælge program efter, hvad min revisor bruger?

Det er en god start, fordi det gør samarbejdet nemmere, men det skal ikke være den eneste grund. Programmet skal også fungere godt for dig i det daglige, for eksempel på mobilen ude på pladsen.

Hvor lang tid tager det at skifte regnskabsprogram?

Det afhænger af mængden af historisk data, der skal flyttes, men afsæt realistisk et par dage til opsætning og overførsel, plus tid til at få styr på nye rutiner.

Vil du have styr på, hvad der sker, før fakturaen overhovedet bliver lavet, altså selve tilbuddet, kan du prøve Tilbudsgenerator gratis på de første 5 tilbud. Det er ikke et regnskabsprogram, men det sørger for, at det tal, der senere skal faktureres, allerede er korrekt fra start. Se mere på /tilbudsgenerator, eller læs om automatisk fakturering og opfølgning i /blog/automatisk-fakturering.

Denne artikel er skrevet med hjælp fra AI og kvalitetstjekket af Carl & Martin.